У MS Office имеется вполне реальный конкурент, в виде бесплатного продукта под названием Docs.Google.com. По функционалу он почти не уступает коммерческому продукту от компании Майкрософт.

Почему стоит использовать сервис:

  • Бесплатное использование. Это важно для тех организаций, которые не могут использовать пиратский софт;
  • Все редактируемые данные не привязаны к реальному компьютеру, они хранятся в облаке на серверах, это значит, что если «полетит» жесткий диск или зависнет система, информация не будет потеряна;
  • Быстрый обмен файлами по сети. Все делается в «один клик»;
  • Над одним документом можно работать нескольким сотрудникам одновременно;
  • Адекватная работа с историей изменений данных (для отмены ошибочно выполненных операций);
  • Неплохо выполнен голосовой ввод. Программа довольно сносно усваивает русскую речь;
  • Не имеет значения, какая установлена операционная система или браузер Гугл Докс поддерживает любое ПО.

Однако имеются и минусы:

  • Медленная работа с крупными текстами при плохом Интернет-соединении;
  • Зависимость данных от аккаунта: если будет утерян доступ к собственной учетной записи, например, в результате взлома, то данные могут быть утрачены;
  • Присутствует и зависимость от компании Google, маловероятно, но теоретически может быть прекращена поддержка продукта по каким-либо причинам;
  • Без Интернет-соединения нет возможности работы с файлами, кроме тех, которые имеются в кэше.

Пользователей данным сервисом довольно много, и число отказавшихся от обычных текстовых редакторов растет.

Справка. У сервиса присутствует неплохая поддержка в сети, есть форум для пользователей.

Функционал

фото 1

Основные задачи и возможности:

  1. Можно редактировать и создавать новые документы практически любого формата (например, отчет по зарплате сотрудников или личному заработку в Сети).
  2. Работа ведется онлайн или офлайн, во втором случае документы сохранятся в облаке при следующем подключении к сети.
  3. Работа над одним текстом нескольких человек: владелец файла решает, в каком режиме он предоставляет доступ каждому коллеге (просмотр, комментирование, полный доступ для внесения изменений).
  4. Публикация в сети для всех. Документ эксель становится доступен для пользователей по ссылке, которую владелец, например, может разместить в своем блоге.
  5. Есть функция проверки правописания, где можно не только найти ошибки, но при этом будут предложены варианты по их исправлению.
  6. Удобный инструмент для вставки ссылок и фото в тело текста. Система предложит наиболее удачный вариант по главным словам выделенного фрагмента.
  7. Можно использовать стили оформления по умолчанию или создавать собственные.
  8. Простое добавление новых слов в пользовательский словарь. Достаточно выделить его и при помощи контекстного меню отправить в базу данных Гугл Докса.
  9. Присутствует универсальный Веб-буфер обмена, который позволяет копировать несколько кусков текстов, таблиц или рисунков и вставлять в любые документы Гугла.
  10. Расширенный поиск Google Docs позволит найти необходимую информацию при помощи комбинации клавиш: Ctrl – Alt – R.
  11. Существует множество дополнений, которые можно подключать к сервису, они помогут улучшить некоторые функции или добавить новые. Их создают как разработчики из Гугл, так и программисты-энтузиасты.
  12. Легко вставлять картинки, просто перемещая их со своего рабочего стола, из папок или других сайтов.
  13. Имеется встроенный переводчик, который нужен, если приходится работать с иностранными текстами.
  14. Удобная навигация по крупным документам. Можно вызвать боковое меню, в котором будет присутствовать оглавление.
  15. Неплохой полноэкранный режим, который позволит работать с материалом, не отвлекаясь на посторонние вещи.
  16. Содержание можно вставлять в автоматическом режиме.
  17. Есть функция вставки закладок в документ.

Как видно site: Google Docs – довольно серьезный сервис, сделанный для людей. Неудивительно, что он стал таким популярным.

Важно. Команда Google постоянно совершенствует свои продукты, поэтому необходимо уточнять, какие изменения произошли в последнее время.

Создание и редактирование

Для начала работы с сервисом нужно авторизоваться на главной странице Google. На стартовой странице после ввода логина и пароля будет видно кнопку «Еще». После нажатия на нее выпадет меню, нужно будет выбрать пункт «Все сервисы», а когда откроется страница со списком, найти и активировать опцию «Документы».

фото 2

Если аккаунт создан только что, то документов пока нет. Нужно создать новый.

Справка. Впоследствии все папки будут отображаться в виде списка.

Для создания файла достаточно нажать на знак «+».

Перемещение курсора производится так же, как и в Word. Можно выделять слова и фрагменты при помощи щелчков мышью. На панели есть кнопки со стрелками, которые позволяют отменить или повторить проделанные изменения.

фото 3

Создание таблицы в онлайн редакторе

Есть аналогичный Excel редактор таблиц. После сохранения их можно вставлять в документы или использовать отдельно.

фото 4

Сама таблица выглядит стандартно, но есть особенности работы с формулами (по сравнению с редактором от Майкрософта).

Для вставки следует нажать знак «∑», находящийся на панели инструментов редактора (вверху справа).

фото 6

Если функций из общего перечня недостаточно, то нужно выбрать пункт «Дополнительные..».

Копирование можно производить стандартной комбинацией клавиш «Ctrl + V» в нужную ячейку таблицы.

Если нужно использовать результат работы в других документах, например, в редакторе WordPress, нужно выбрать пункт меню: «Файл» — «Опубликовать в интернете» — «Встроить». После этого будет сгенерирован код.

фото 7

Тот код, который получится, можно размещать почти в любом онлайн-редакторе.

Как и в обычном редакторе (Гугл Докс), с одной и той же таблицей можно работать совместно, например, с коллегами по работе или партнерами.

Это настраивается аналогично – на вкладке «Настройки доступа».

Следует заполнить поле «Email» (данные того человека, который сможет работать с таблицей) и установить, какие действия будут считаться разрешенными.

Автоматическое оглавление

Оглавление нужно для удобной навигации по телу текста. Это особенно важно, если текст крупный, содержит много таблиц и рисунков.

Когда определены заголовки текста и его структура, следует создать список пунктов для всего документа.

Это возможно после установки курсора в том месте, где будет расположено оглавление. Далее – придется войти в меню «Вставка» и выбрать последний пункт («Оглавление»). Оно появится в автоматическом режиме.

Инструменты форматирования

Панель для применения разных способов оптимизации текстов примерно такая же, как и в других редакторах. Привыкнуть к ней будет легко.

фото 8

Доступны все инструменты форматирования:

  • Разметка страницы;
  • Выбор шрифтов;
  • Подчеркивание фрагментов текста и прочие выделения;
  • Создание заголовков, подзаголовков;
  • Вставка списков разных типов.

Основные действия:

  • Изменение интервала между строками – делается во вкладке «Формат» — «Межстрочный интервал»;
  • Можно изменить границы текста и заливку страницы – следует перейти по пути: «Формат» — «Стили абзацев» — «Границы и заливка»;
  • В соответствующих разделах меняются шрифты, используемые по умолчанию.

После внесения изменений документ можно закрыть.

Режимы просмотра документа

Документ можно просматривать, например, перед распечатыванием на принтере или перед отправкой другому пользователю.

Есть три основных вида просмотра:

  • «Редактировать» — для изменения текста;
  • «Советовать» — если нужно порекомендовать правки для документа;
  • «Просматривать» — для печати и ознакомления.
Справка. При ознакомлении в режиме просмотра можно будет изучить документ со стороны, оценить стиль оформления, а при необходимости – вернуться в редактор и проделать изменения.

Вставка

Вставлять в текст можно следующие объекты:

  • Таблицы;
  • Рисунки;
  • Формулы;
  • Сноски (для уточнения изложенного материала).

Все элементы можно добавить через интуитивно понятное меню «Вставка».

Как публиковать онлайн-документы

По существу публикация – это определение видимости документа. То есть, его доступность для всех или только для определенных пользователей.

Другие возможности

Сервис позволяет работать с проектами совместно. Это касается и таблиц, и текстовых документов.

фото 9Для настройки этой возможности следует указать, что позволено пользователю, который получит доступ к объекту:

  • Только чтение;
  • Комментирование;
  • Чтение и изменение.
Совет. Не следует давать полный доступ к своим документам малознакомым лицам.

Можно создавать целые группы людей, которым будет позволено работать с определенным контентом. Также есть возможность запрета к определенным элементам таблицы или текста (к некоторым страницам).

Сервис позволяет сделать перевод текста и проверить правописание. Хотя в последние годы Гугл сделал успехи по улучшению качества переводов, от идеала пока еще далеко.

Функция проверки орфографии и пунктуации также дает сбои.

Справка. Если необходим качественный перевод, рекомендуется воспользоваться услугами профессионалов на соответствующих биржах фриланса.

Заключение

Сервис будет полезен для большинства пользователей, которые не могут или не хотят использовать пиратское программное обеспечение, не доверяют бесплатным текстовым редакторам, часто работают с данными на разных устройствах на работе и дома.

Полезна и функция общего доступа. Один и тот же проект можно сделать видимым, например, для всего отдела, то есть, для всех сотрудников, которые могут использовать материал. Это позволит во многих случаях ускорить работу всего подразделения, исключив пересылку данных по сети или распечатку на принтерах.

Очевидно, что сервис будет совершенствоваться и далее, помогая сотням тысяч пользователей по всему миру.

Информация. Почему профессионалы выбирают Google Docs.

Наталия (специалист по рекламе): данное программное обеспечение поддерживает такие форматы, как:

  • Odt;
  • Txt;
  • Html;
  • Docx;
  • Pdf;
  • Rtf;
  • Doc.

Можно работать онлайн (когда есть интернет) или оффлайн (без доступа к сети). Это важно, если во время редактирования вдруг исчезнет связь, такое бывает при использовании бесплатного подключения, например, в кафе. Есть поддержка разнообразных устройств: не нужно думать о том, какое ПО установлено на компьютере или мобильном девайсе, Windows, Linux, BSD-система или iOS. Все это очень удобно и в командировках, и при работе в черте любого офиса.

Есть возможность создавать и сохранять собственные стили, это делается в пару «кликов», не следует ограничиваться только встроенными. Простые способы добавления новых слов в собственную базу: выделяем его мышкой и при помощи контекстного меню помещаем в реестр. Присутствует множество различных дополнений.

О них легко узнать в официальном блоге, который посвящен сервису или на соответствующей страничке в Youtube (https://www.youtube.com/watch?v=lZqX6ocwHWU).